Es necesario, en el caso de personas físicas (particulares o autónomos) que no hayan transcurrido más de 5 años desde la fecha en que hubo de procederse al pago de la deuda o del vencimiento de la obligación o del plazo concreto si aquélla fuera de vencimiento periódico (LOPD, de acuerdo con el art. 20). En el caso de personas jurídicas, es necesario que no hayan transcurrido 10 años desde el vencimiento de la obligación.

Si una deuda que ya está incluida en el fichero cumple 5 años (personas físicas) o 10 años (personas jurídicas) desde el vencimiento de esta, automáticamente, se da de baja del fichero.